Forschungszentrum Karlsruhe - Wissenschaftliche Berichte - FZKA 7200
Fachdokumentenmanagement im Umweltinformationssystem Baden-Württemberg
R. Weidemann, R. Ebel,
R. Mayer-Föll
Zusammenfassung
Die XfaWeb-Systeme
wurden vor 10 Jahren als Fachinformationssysteme konzipiert, die speziell auf
den Umgang mit umfangreichen Textdokumenten zugeschnitten waren. Inzwischen
sind die Systeme zum größten Dokumentenverwaltungssystem mit Fachportalen im
Internet-Angebot des Umweltinformationssystems (UIS) Baden-Württemberg
angewachsen. Sowohl die Konzepte als auch die Nutzung der Systeme werden in der
vorliegenden Studie auf den Prüfstand gestellt. Das Ziel der Studie wurde über
die XfaWeb-Systeme hinaus auf die Entwicklung eines Konzepts zum zukünftigen
Management von UIS-Fachdokumenten ausgedehnt. Dabei sollten Vorschläge zur
besseren Vernetzung von UIS-Komponenten, die mit Dokumenten im weiteren Sinne
umgehen, erarbeitet werden.
Die Nutzung der XfaWeb-Systeme wurde über
eine Befragung (Fragebogenaktion) von Systemnutzern und –verantwortlichen
und die Auswertung von Zugriffsstatistiken analysiert. Neben den zahlreichen
Stärken der erfolgreich eingesetzten Systeme (z.B. Berichtserstellung mit
Standardwerkzeugen, XML-basiertes Vorgehensmodell, alternative Zugänge, Einsatz
preisgünstiger Komponenten) wurden auch Schwachpunkte herausgearbeitet, z.B.
• aufwändige
Aufarbeitung der Inhalte, relativ komplexe Systemverwaltung
• Vernetzung
mit anderen Fachsystemen noch unbefriedigend
• Berichte
zerlegt in HTML-Seiten nach Kapitelstruktur (Standardform in XfaWeb) wird von
den Nutzern als weniger wichtig angesehen als Berichte in PDF-Form
• komplexere
Zugänge werden weniger genutzt als einfache, direkte Zugänge
• nicht
barrierefrei
Als Basis für ein übergreifendes Konzept
wurden weitere, Fachdokumente enthaltende UIS-Fachsysteme und schon vorhandene
Fachportale in tabellarischer Form charakterisiert. Es wurden allgemeine
Anforderungen an den Umgang mit Fachdokumenten, spezielle Anforderungen an
Struktur und Funktionalität eines XfaWeb-Nachfolgers und äußere
Randbedingungen, wie technische und organisatorische Vorgaben des
Informationstechnischen Zentrums (ITZ) der Landesanstalt für Umweltschutz (LfU)
und rechtliche Regelungen (Landesumweltinformationsgesetz, Barrierefreiheit),
herausgearbeitet. Der aktuelle Stand der Technik wird soweit beschrieben, wie
für das entworfene Konzept notwendig. Insbesondere wird auf Dokumentenformate
(Word, PDF, HTML) und Werkzeuge (Adobe InDesign) eingegangen und der typische
Umgang von Content Management Systemen mit umfangreichen Textdokumenten
betrachtet. Weitere Themen sind Schlagwort- und Volltextsuche, Integration
verteilter Systeme und Portale.
Das vorgeschlagene Konzept basiert auf den
drei Ebenen
• Integration
von UIS-Komponenten allgemein
• übergreifender
Zugriff auf UIS-Fachdokumente
• Entwurf
eines XfaWeb-Nachfolgesystems
Als allgemeines Integrationskonzept wird
der konsequente und flächendeckende Auf- bzw. Ausbau einer Web Service Infrastruktur
vorgeschlagen, einige Schritte dahin wurden vom ITZ bereits unternommen. In der
nächsten Ebene wird der Ansatz bereits genutzt, um einen
fachsystemübergreifenden Zugriff auf Fachdokumente zu konzipieren. Es wird
vorgeschlagen, dass zu integrierende Fachsysteme künftig zwei Web Services
anbieten:
• Liste
der vorhandenen Dokumente liefern
• (Verbindlich
festzulegende) Liste von Metadaten bereitstellen
Eine neu zu implementierende Komponente, in
der Studie als Fachdokumenten-Browser bezeichnet, soll die Metadaten in der Art
eines Volltext-Crawlers einsammeln. Der Fachdokumenten-Browser kann dann,
wiederum über Web Services, eine Reihe von Zugriffsfunktionen anbieten, die
z.B. in Portalen nutzbar sind. Außerdem kann über den Fachdokumenten-Browser eine
einheitliche Adressstruktur für Fachdokumente aufgebaut werden, welche die
eigentlichen fachsystemabhängigen Adressen verbirgt.
Für das XfaWeb-Nachfolgesystem wurde eine
dreischichtige Systemarchitektur entworfen:
• Die
Berichtserstellung, d.h. die Anfertigung der Fachdokumente, erfolgt durch die
Berichts-Autoren mit Microsoft Word (Zielformat PDF) oder Adobe InDesign
(Zielformat PDF und XML/HTML).
• Die
Dokumentenverwaltung erfolgt mit dem Content Management System WebGenesis.
CMS-Autoren müssen die von den Berichts-Autoren gelieferten Dateien aufarbeiten
(Einbau von Querverweisen, Konvertierung) und die Inhalte einstellen.
Fachdokumente bestehen aus einer Beschreibungsseite (Visualisierung der
Objektklassen-spezifischen Metadaten) und den zugehörigen Dokument-Dateien
(z.B. PDF-Dateien oder HTML-Dateien).
• Das
Zugangssystem ist in Form von themenspezifischen Fachportalen zu realisieren.
Dabei sind neben den eigenen Inhalten aus der Dokumentenverwaltung auch
Fachdokumente anderer Fachsysteme (über den Fachdokumenten-Browser) und weitere
für die Aufgabenerledigung benötigte Systeme und Informationsquellen
einzubeziehen und zu integrieren (über Web Services dieser Systeme).
Zur Realisierung des XfaWeb-Nachfolgers
wurden Pakete definiert und der Aufwand mit 38,5 bis 52,5 Personenmonaten
abgeschätzt. Der Korridor ergibt sich zum einen daraus, dass bei der
Verfeinerung des vorliegenden Grobentwurfs noch Designalternativen offen
stehen, und zum zweiten noch grundlegende Entscheidungen getroffen werden
müssen, wie z.B.
• Portal-Philosophie
der LfU:
• Integration
der Fachportale mit den LfU-Themenportalen oder Abgrenzung
• Funktional
und thematisch festgelegte Fachportale oder personalisierbare Portale
• Längerfristiger
Paradigmenwechsel von einer Portalvielfalt zu einem zentralen aber flexibel
anpassbaren (personalisierbaren) Wissensportal
• Verbindlicher
Metadatensatz für Fachdokumente in UIS-Fachsystemen
• Zugriffsregelung
bei geschützten Fachsystemen (z.B. Umgang mit Metadaten, Single-Sign-On, LDAP)
• Verbindliche,
übergreifende Themenhierarchie
• Fachliche
Gliederungsstruktur für Berichte als Grundlage einer thematisch-orientierten
Zerlegung von Fachdokumenten
• Planung
des ITZ bezüglich Volltextsuchdienst, insbesondere Grad der Unterstützung für
die Suche nach PDF-Dateien
• Wortgut
für die Schlagwortsuche (UBA-Thesaurus, freie Begriffe)
Die Umsetzung der Studie zum
Fachdokumentenmanagement im UIS ist technisch geboten und wirtschaftlich.